¿Suena familiar?… seguro que sí. Entonces, cuando estamos en la realización de un proyecto y se definen los conceptos, el menú de espacios, las zonificación general… siempre aparece alguien que comenta: “Necesitamos espacios de almacén, porque gestionamos muchísima cantidad de …… ” (rellene usted los puntos suspensivos con lo que considere adecuado) y ahí es cuando comenzamos a padecer de la enfermedad de la “almacenitis”. Esta dolencia es universal, no conoce de culturas, razas, religiones y/o ubicaciones geográficas, y se manifiesta de manera grupal y de manera individual, el síntoma principal sería:

Dale a una persona un armario y lo llenará de cosas… dale un segundo armario y lo llenará de cosas… dale un tercer armario y… podemos seguir hasta el infinito y más allá, y cambiar “armario” por cajonera, closet, almacén, cuarto de archivos, etc. Lo anterior es una verdad como un templo, y lo he comprobado personalmente en decenas de proyectos en varios países. De hecho en algún proyecto hemos encontrado armarios, completamente llenos, a punto de explotar, que pertenecían a personas que habían dejado su trabajo hacía algunos años… y que nadie se molestó en vaciar.

fuente: http://www.fayerwayer.com

Lo primero que se me viene a la cabeza – y generalmente lo digo – en estos casos es: “Esta organización está realizando este proyecto de oficinas en un edificio que se encuentra – generalmente – en una zona de oficinas, y que por lo tanto está pagando el alquiler que corresponde a una zona de oficias… ¿Tiene algún sentido pagar el precio prime por m2 para guardar papeles?

Ante esa reflexión, normalmente hay una primera reacción, generalmente de aquellos que entienden mejor eso de los costos (CEO, CFO) es plantear la pregunta: “¿Cómo podríamos, entonces, gestionar este tema?” 

Me encanta la pregunta.

Lo primero, campaña de limpieza. Evidentemente una mudanza o una reforma o cualquier modificación en el entorno de trabajo que implique mover personas, es una oportunidad excelente para realizar una limpieza de cosas inútiles. Pero no cometamos el error de dejarlo en la mudanza!… El facility manager debería organizar, al menos 3 o 4 campañas de limpieza por año.

En segundo lugar, hacer una evaluación para utilizar una empresa de gestión de documentos y archivos, es decir, unos señores que se llevan nuestros papeles en unas cajas y los guardan en grandes espacios de almacén o naves industriales, generalmente en zonas alejadas, y que se encargan de organizar nuestro archivo de manera que es posible solicitar los documentos que se pudieran necesitar, por ejemplo, para una auditoría, y recibirlos en 24-48 horas.

En tercer lugar, limitar el espacio de almacenamiento, es decir, si antes la política era asignar determinado espacio de almacén, reducirlo drásticamente. Habrá peleas, gritos, llanto y amenazas de renuncia y fracaso inminente del negocio, pero seguramente nada de eso sucedería, simplemente nos acostumbraremos a optimizar nuestra manera de almacenar.

¿Qué hacen las organizaciones más eficientes?

Cambian el concepto de almacén completamente. Pasamos de un concepto de almacenamiento personal a un concepto de almacenamiento por equipos o unidades de negocio. Es decir, se asigna un espacio de almacén a un equipo y este equipo designa a una persona que se encargará de gestionarlo… en este almacén se guardarían todos los documentos necesarios para el trabajo de dicho equipo y la persona responsable se encargaría de optimizar el uso de dicho almacén, complementado con almacenes externos o servicios de almacén según sus necesidades. En este caso las personas pasarían a necesitar un espacio de almacén mínimo para sus objetos personales (bolsos, carteras, dispositivos portátiles, maquillaje, zapatillas, etc) que tiene fácil solución con un casillero personal (tipo taquilla o locker) .

¿Ganamos algo con esto?

Por supuesto!… además de mejorar la imagen general de la oficina, eliminamos barreras visuales (armarios) mejoramos la comodidad del puesto de trabajo (al retirar las molestas cajoneras) optimizamos el uso de los m2 de la oficina y en general utilizaremos mejor los espacios destinados a almacén – que sin duda serán necesarios.

Ahora, a ordenar mi zona de trabajo, que esto parece un chiquero…

Estos últimos días se ha hablado mucho de trabajo flexible debido a la decisión de Yahoo! de llamar a sus empleados “de vuelta” a la oficina, que ha generado encendidas discusiones en los foros y páginas web especializadas en flexible-working, workplace strategy y demás, en las que defensores y detractores del modelo manifiestan sus puntos de vista acerca de una decisión muy controvertida.

En cualquier caso ha llamado nuestra atención, que en algunas discusiones el tema ha girado alrededor de las personas que trabajan desde su casa, y comprobamos que se cree – erróneamente – que trabajo flexible es lo mismo que trabajar en casa… cuando al trabajo flexible implica que las personas pueden decidir el mejor momento y lugar para trabajar. Hay que tener en cuenta que no todas las personas tienen un lugar apropiado para trabajar en su casa o es un entorno que puede generarle demasiadas distracciones, y no por esto van a dejar de disfrutar las ventajas del trabajo flexible.

El trabajo flexible no es lo mismo que el trabajo desde casa, en el que las personas tienen un acuerdo de trabajo en casa (home working) con su empresa, lo que implica el compromiso de mantener un espacio adecuado de trabajo (silla ergonómica, monitor , equipamiento, etc.) y de cumplir un horario establecido. En el trabajo flexible las opciones son mucho mayores, ya que cada trabajador es libre de escoger el mejor momento y lugar para realizar su trabajo, y dentro del abanico de posibilidades, la casa es sólo una opción mas. La opción de la flexibilidad se convierte en un “plus” para los empleados: Más del 91% de 2,000 personas consultadas por Cisco manifiestan que podrían trabajar remotamente; una encuesta de Accenture (2012 Women’s Research) nos dice que el 64% permanecería más tiempo en un trabajo si tuviera políticas de trabajo flexible. El 82%  de las 100 mejores compañías para trabajar según el Fortune Magazine, ofrecen políticas de trabajo flexible a sus empleados.

Por ejemplo, se puede ser flexible dentro de la misma oficina – sí, en el propio centro de trabajo – siempre que el espacio de trabajo esté diseñado siguiendo los criterios de “flexible office”, esto es, utilizando diferentes ambientes para diferentes actividades, y que estudiaremos más ampliamente en una próxima oportunidad.

Fuente: 3g office, Proyecto Microsoft Lisboa

Por otro lado, fuera del centro de trabajo lo único que necesitamos es un lugar cómodo para trabajar, unos cuantos tomacorrientes y una conexión a internet. Este es precisamente el concepto de los “Third places” o terceros lugares para trabajar. Si consideramos el centro de trabajo como el primer lugar para trabajar, y la vivienda el segundo lugar… todo lo que está entre ellos se consideraría un “third place”.

Algunas de las opciones que podríamos citar:

Biblioteca: Uno de las mejores opciones si queremos realizar un trabajo que requiera concentración y mínimas interrupciones, ya que las propias normas (habituales) de las bibliotecas buscan un entorno de concentración.

Centro Cultural: Otra buena opción si encontramos uno cerca de casa. Normalmente contaremos con la posibilidad de conexión y un lugar para realizar nuestra actividad.

Centro de Negocios: O “business centres”, también son conocidas como “oficinas amobladas”. Es una opción interesante para aquellas empresas que tienen una fuerza de trabajo muy distribuida y quieren asegurarles el acceso a centros en los que cuentan con espacios de trabajo amoblados, con conectividad suficiente e incluso con salas de reuniones, normalmente en régimen de alquiler. Las zonas de trabajo son exclusivas y se encuentran separadas entre sí y normalmente el centro ofrece servicios de atención telefónica a llamadas de los usuarios, casilla postal para recibir correspondencia, etc. Existen en nuestro medio muchas opciones en el mercado.

Centros de co-working: Son espacios que tienen el mismo principio que el anterior, aunque a precios más “ajustados”… El centro de co-working es un espacio más abierto en el que varias personas trabajan juntas aunque pertenezcan a diferentes empresas u organizaciones (de ahí el término co-working) y cuentan también con espacios de reunión en régimen de alquiler. Es una buena opción para emprendedores, trabajadores independientes y por supuesto, para el trabajador flexible que no trabaja desde su casa. También para las empresas que no se pueden permitir tener “oficinas satélites” para determinadas personas que viven muy lejos del centro de trabajo. En nuestro mercado han aparecido también opciones de este tipo, y es uno de los segmentos de mayor crecimiento en Europa y USA.

Clubes: Los hay de diferentes tipos, culturales y/o deportivos, pero en cualquier de los casos podrían contar con áreas sociales o de trabajo tipo “lounge” que podrían permitirnos realizar nuestro trabajo – confieso que es mi “third place” más frecuente.

Cafeterías: Cada vez es más común ver a personas en la cafetería de la esquina tomándose el café acompañado de su dispositivo portátil (PC, Tablet, Smartphone o similar) realizando su trabajo, teniendo una reunión de negocios o simplemente realizando llamadas de trabajo y respondiendo sus correos. Al ser lugares públicos y normalmente ruidosos, el tipo de trabajo que se realiza normalmente no requiere altos niveles de concentración.

Todo esto sin mencionar las posibilidades de trabajo “en movimiento” como trenes, autobuses, taxis, aeropuertos, aviones, hoteles, etc. Cada vez es más común ver a los profesionales aprovechando la tecnología para realizar sus labores en cualquier momento y en cualquier lugar. Esta es, precisamente, una realidad que es cada vez más evidente y que está llevando a las organizaciones a plantear la opción del trabajo flexible como una ventaja para sus empleados.

En cualquier de los casos, no debemos olvidar que el centro de trabajo siempre debería ser la mejor opción para los trabajadores, y el diseño de la oficina lo suficientemente atractivo para incentivar que las personas la utilicen como su “primer lugar”… no vaya a ser necesario enviar un memorándum como sucedió en Yahoo!

Erase una vez un ejecutivo joven, entusiasta, visionario, ambicioso, incansable, lleno de ideas, que llegó a trabajar un día a una gran empresa en que desde la alta gerencia se hacían insistentemente esta pregunta: ¿Cómo transformar nuestra empresa en una organización altamente eficiente, innovadora, de alto rendimiento y capaz de asumir una posición de liderazgo en nuestro rubro?

El alto mando y los directivos se habían propuesto buscar respuesta a esta inquietud y se lo plantearon a los ejecutivos.

Fuente: Project on Track

¿Qué hacer? −se dijo entonces nuestro hombre, motivado por la posibilidad de meter un gol de media cancha en la compañía en que hacía sus primeras armas−, y comenzó sus meditaciones en torno al desafío de sorprender a sus jefes con una respuesta inteligente y efectiva.

Abracadabra. Sueña que te sueña, como todo buen emprendedor. Sabía que estaba buscando el santo grial del liderazgo…

Lo primero que se le vino a la mente fue la necesidad imperiosa de conformar equipos eficientes y proactivos, compuestos por individuos talentosos, inteligentes, innovadores, comprometidos y motivados, capaces de alinearse casi devotamente con la estrategia de la empresa, centrarse en sus tareas, generar valor agregado, etc.

Nada más pensarlo se sintió bobo. ¡Hay decenas de miles de libros, artículos y papers dedicados al tema! Pero no se desalentó. La siguiente pregunta que se hizo fue… “Bien, entonces… ¿cómo lograr ese ideal?”.

Nuestro hombre sabía, por experiencia propia que no era pan comido esta cosa de la motivación y el compromiso. Conocía al dedillo desde los tiempos de la universidad las Teorías X e Y de Douglas McGregor, que apuntan a que los directivos suelen dividir a los seres humanos en dos clases de personas: los perezosos, que evitan las responsabilidades y que deben ser controlados con métodos coercitivos para que cumplan con su labor (Hipótesis X), y los que suponen que el esfuerzo es algo natural en el trabajo y que se comprometen con todo pues asumen que las recompensas les llegarán como consecuencia natural de haber cumplido con su cometido (Hipótesis Y).

Nuestro hombre se aflojó la corbata. Mmmm −se dijo−, hace medio siglo que se sabe esto y el tema aún está sobre el tapete…

No era sencillo el asunto. No es cosa de ponerse a buscar así como así a los individuos clase Y. Sabía de casos en que esta clase de trabajadores se mimetizaban con los otros en los ambientes laborales. También le había tocado observar el proceso inverso, es decir, la mutación de un X en un Y. En efecto, el entorno laboral era importante para aprovechar las condiciones naturales de los Y.

El entorno… el entorno. Era un punto de partida. ¡La clave no está tanto en los empleados como en las empresas…! −se dijo−, y se sirvió una taza de café humeante. Hacía rato que sus compañeros se habían ido de la oficina.

Había oído hablar hace un tiempo de la teoría del Efecto Pigmalión y el Efecto Golem en el marco de las profecías autocumplidas. Esta teoría, obra del psicólogo estadounidense Robert Rosenthal, se basó en un experimento llevado a cabo en una escuela donde se escogió un curso compuesto por alumnos con capacidades intelectuales homogéneas. No obstante ello, se le informó al profesor que algunos de sus estudiantes exhibían capacidades sobresalientes −muy por sobre la media−, en tanto que otros tenían un rendimiento bastante mediocre por lo que no se esperaba mucho de ellos. Acto seguido se individualizó a los “inteligentes” y los “tontos” para que el profesor sacara el mejor provecho de cada uno.

Curiosamente, al finalizar el curso el cien por ciento de los alumnos “inteligentes” efectivamente obtuvo notas sobresalientes mientras que los de supuesta capacidad inferior a la media mostraron un rendimiento mediocre.

¿A qué se debía esto? El estudio de Rosenthal, replicado y confirmado luego en distintos ambientes, determinó que el tratamiento del profesor hacia unos y otros fue fundamental en los resultados obtenidos. Por regla general, los primeros fueron estimulados, desafiados, motivados, mientras que los segundos tendieron a ser ignorados y a recibir muy poca estimulación.

Nuestro joven protagonista, luego de buscar más información sobre el tema, estuvo consciente de que había dado en el clavo. Sabía que se encontraba sobre la pista de algo importante. Ciertamente, el Efecto Pigmalión describe la forma en que las creencias que una persona tiene sobre otra pueden influir en el rendimiento de ésta. Es decir, si un empleado recibe la continua aceptación de su jefe es muy probable que su rendimiento se oriente hacia el alto desempeño. Un empleado bien conceptuado por los niveles jerárquicos superiores se compromete más, se vuelve más responsable, proactivo, eficiente, etc.

Por el contrario, un empleado menospreciado tiende a disminuir su compromiso con el trabajo que ejecuta. Este último fenómeno es conocido como Efecto Golem, el cual describe el proceso por medio del cual los seres humanos tendemos a plasmar en la realidad las expectativas negativas que nos atribuyen los demás.

Así, un empleado menospreciado por sus jefes tenderá a la indiferencia, se comprometerá menos, tendrá una mayor tendencia a la irresponsabilidad, a la falta de eficiencia, etc. Si continuamente nos repiten que somos inútiles, poco inteligentes e irresponsables… tenderemos a comportarnos en consecuencia. En otras palabras, un empleado minimizado se convertirá en una perfecta miniatura de sí mismo.

Esta conclusión llenó de entusiasmo a nuestro ambicioso personaje y lo llevó a plantearse una especie de fórmula universal:

ALTAS EXPECTATIVAS = RESULTADOS ÓPTIMOS

BAJAS EXPECTATIVAS = RESULTADOS POBRES

Simple. Y se puso a redactar las conclusiones de sus reflexiones. Había encontrado, en efecto, el grial del liderazgo. Y se sintió orgulloso. Cuando terminó su informe eran las 23:45. Había trabajado horas extra sin que nadie se lo pidiera. Se fue a casa cansado, pero satisfecho. No llevaba una semana trabajando en la compañía y ya estaba listo para impresionar a sus jefes. Sin duda llegaría lejos en esa empresa.

Al día siguiente muy temprano fue a ver a su jefe directo para entregarle el informe diciéndole que había resuelto el problema planteado por la alta gerencia de la empresa. El hombre lo miró de arriba abajo y le pidió que le dejara el legajo sobre el escritorio. Ilusionado, el joven ejecutivo regresó a su oficina.

A la hora de almuerzo se cruzó en el ascensor con el jefe. Al preguntarle si había leído su informe el hombre tronó con voz estentórea frente a  todos: ¡Tú no estás aquí para resolver los problemas de la empresa! Dedícate a lo tuyo mejor…

Nuestro protagonista enmudeció. Regresó a su oficina y, sin mencionar lo ocurrido con su jefe, le envió el informe por mail al resto de los gerentes y directores de la compañía.

Pasó una semana, dos… tres, sin que nadie le respondiera.

Con el correr de los días, nuestro hombre se encontró esperando la hora de salida cada vez con mayor impaciencia. Después de todo, lo suyo no era resolver los grandes problemas de la empresa…

“Dear Marissa, lo primero que quiero hacer es felicitarte por tu reciente maternidad y por haber asumido el reto de dirigir una empresa que pasa por un momento tan delicado como Yahoo!

También quiero referirme al tema del famoso memorándum que fue enviado hace unos días a los empleados de Yahoo, donde se les propone trabajar desde las oficinas en lugar de trabajar desde sus casas y de esta manera recuperar la “velocidad y calidad, a veces sacrificadas cuando trabajamos desde casa” (SIC).

Las redes sociales y foros especializados ardieron en comentarios, casi todos negativos… especialmente algunos “expertos” con títulos rimbombantes (workplace strategist, workplace guru, workplace innovator) han salido a la palestra a condenar tu decisión y a llenar sus paginas y artículos de adjetivos en tu contra que son injustos y en su mayoría desinformados. Lo mínimo que yo le podría exigir a estos señores es informarse. Lo primero, ¿se han tomado la molestia de leer el famoso memorándum? ¿se han fijado en el tono del mismo? por ejemplo se menciona que las personas deben utilizar su mejor juicio para determinar si en algún momento deben trabajar desde casa para atender algún asunto… o sea que tampoco está totalmente prohibido hacerlo, aunque deja claro que debe ser algo ocasional.

El memorándum también hace mención a la importancia de la comunicación y la colaboración, a trabajar lado a lado, de la importancia de las discusiones en los pasillos y las cafeterías, de encontrarnos con las personas y tener reuniones e interacción espontánea. ¿Alguien podría dudar, querida Marissa, de lo apropiado de lo anterior?. Seguramente tu tienes muy claro que la innovación es un deporte de contacto, y que la existencia de las herramientas de colaboración remota pueden ser muy buenas, pero que también es importante la interacción “en vivo y en directo” ¿verdad?

Por otro lado, estos grandes pensadores de nuestro tiempo no se han detenido a pensar en algo muy importante: La situación del negocio y las necesidades actuales del mismo. En la escueta respuesta de Yahoo! a las críticas se deja muy claro que no se trata de imponer un nuevo estándar en el sector… se trata de lo que es correcto para la compañía en este momento. ¿Acaso es posible que algunos empleados decidan dejar tu empresa y buscar otras opciones?… es posible, aunque dudo que sea el objetivo. ¿Es posible que muchos no entiendan la naturaleza de un negocio como el de Yahoo!?…

Eso es más que probable!

Quizá sería bueno recordar que en tu empresa el negocio principal es el desarrollo de software… seguramente tus ingenieros utilizan metodologías de trabajo basadas en el “agile working” como el “scrum”… metodologías que requieren que las personas trabajen juntas en el mismo espacio de trabajo, donde la interacción y el contacto son críticos para el éxito, un modelo en el que el “flexible working” no encaja. Yo te apoyo en el sentido que el trabajo flexible puede ser muy bueno, pero depende principalmente de la naturaleza del negocio y de las funciones de las personas.

Tus oficinas, Marissa, juegan un rol muy importante… ya que vas a llevar a la práctica algo que yo siempre he defendido: que la oficina debe ser siempre el mejor lugar para trabajar. Está muy bien tener la posibilidad de hacer tu trabajo en pijama ocasionalmente, pero venir a la oficina debería mantenerse siempre como la primera opción, y en tu caso aparentemente era necesario dar un “empujón” al asunto.

¿Saben tus detractores, Marissa, que Yahoo! ha sido considerado el #8 Best Place to Work en USA por la prestigiosa revista Business Insider?… seguramente no te siguen en Twitter (@marissamayer) o no si fijaron en este ranking de las mejores 50 empresas para trabajar en los Estados Unidos.

Seguramente ahora algunos pensarán un poco diferente…

Now, if you need anything else, don’t hesitate to contact me, my dear blue eyes.

Yours,

Lost in the workplace.

Reconozco que tengo algunos posts “a medias” con sugerentes títulos como: “Oficinas de película”, “Cronicas desde el Olimpo” o “Frases célebres” que se han quedado escritos a medias en pequeños períodos de pseudo creatividad en momentos y lugares insospechados como salas de aeropuertos, habitaciones de hotel, taxis, etc., pero que luego no han encontrado en el autor la disciplina para completarlos. Este año 2013 entre una serie de promesas que espero cumplir (dejar de fumar, hecho; bajar de peso… work in progress) me he propuesto retomar mi blog y dedicar más tiempo a mis (escasos) lectores.

Reconozco que sigo en lo mismo… es decir, trabajando para la implementación del NEWORK (new + work) una nueva forma de trabajar, en la que somos más dueños de nuestro tiempo y de la manera como conseguimos nuestros objetivos de trabajo. Pronto le voy a dedicar un post a este nuevo término que inventamos en 3g office.

fuente: http://www.boredlawyers.com

Reconozco que he aprendido mucho en este periodo de vuelta en mi país, de cambios en mi vida personal y profesional, en el que he pasado de ser “comprador” de servicios a “vendedor” de los mismos… principalmente a no juzgar por adelantado, a que la competencia no es mala ni los competidores agentes del mal (bueno, algunos sí que lo son) y que los mercados maduran a diferentes velocidades, y que el cambio asusta a mucha gente.

Reconozco que América Latina es un reto… que en muchos aspectos relacionados al trabajo a veces me siento como en un viaje a los años ’60 – en el modelo vertical, jerárquico y de “protección” al empleado en el que protegerlo significa tenerlo atado a una silla y un horario absurdo, en el los jefes se endiosan en sus oficinas con la exclusividad del mobiliario ergonómico y la luz natural… aunque también reconozco que cada vez más las empresas van siendo conscientes de la naturaleza del cambio en la forma de trabajar y comenzarán a tomar medidas al respecto… no solamente desde la parte de RRHH o de Tecnología – sin duda pilares importantes – sino también del espacio de trabajo. Estoy muy atento a estos cambios y a colaborar con las organizaciones para que estos cambios sucedan de la mejor manera.

Por último, reconozco que tengo una sana envidia por el blog de mi querido amigo Pedro García, “Diario de un facility manager”, por la calidad de su contenido – no se podía esperar otra cosa – por su continuidad y por la dedicación. Ha superado las 20,000 visitas y varios cientos de comentarios. Reconozco, querido Pedro, que cuando sea grande quiero ser como tú… todavía tengo tiempo.

Si miramos 3 tipologías (mesa en “ele”, mesa en “ola” y mesa rectangular) de mesa, vamos a darnos cuenta de que la mejor opción es la ultima. Lo primero y lo más evidente es que tiene el menor tamaño, por lo tanto ocupa menos espacio. Una mesa en “ele” ocupa +50% que una mesa rectangular del mismo largo.

fuente: 3g office, elaboracion propia

En segundo lugar, las otras opciones fueron pensadas para colocar un enorme monitor en la esquina… pero, ¿todavía existen esos monitores?… hoy en día con los monitores planos o flat la profundidad de la mesa puede reducirse de forma dramática, amén de otros periféricos como impresoras personales, teléfonos fijos… pero si esto parece una clase de historia!!!… esas cosas ya no existen en el espacio de trabajo!!!

En fin, me dejo llevar, otro factor es el espacio personal… el espacio que tenemos para movernos cuando estamos delante de la mesa de trabajo. Evidentemente – y se ve claramente en el gráfico – el espacio que tenemos delante de la mesa rectangular es  aproximadamente el doble que el de la mesa en “ele”. Alguien pensará en que si hay una cajonera debajo de la mesa esto no es tan cierto… pero… ¿alguien usa todavía cajoneras? ver para creer…

Por último, las otras opciones tienen más limitaciones para agruparse (en clusters de 4, de 6, etc.) y normalmente el acceso es más “cerrado” por la propia forma de las mesas, mientras que la mesa rectangular permite más opciones de configuración y permite crear disposiciones mucho más abiertas.

La mesa intermedia en el gráfico es la que se conoce como mesa en “ola” y que viene a ser un punto medio entre las otras dos… aunque se acerca más a la eficiencia de la mesa rectangular.

He ignorado deliberadamente otro tipo de mesa… la mesa de 120º, que se puede agrupar de diferentes formas, casi todas parecidas a un panal de abejas… para algunos es el epítome de la eficiencia… a mi me parecen horribles.

Hace unos años (2008), la empresa Citrix comenzó un programa al que llamó BYOC (Bring your own computer): Trae tu propia computadora… es decir, en lugar de entregar a los empleados una computadora exactamente igual a cada uno, con la misma configuración, firewalls, sistemas de seguridad, aplicaciones, etc., cada persona recibe un “bono” o una cantidad para decidir qué quiere “comprar”… de esta manera los empleados pueden decidir por computadoras muy potentes, otros por más livianas, con mayor velocidad, mejor interfaz gráfico, etc… ¿es esto posible?

En principio cualquiera que se haya plantado alguna vez utilizar su propia tecnología y ha intentado configurar su email o utilizar aplicaciones corporativas en un dispositivo “independiente” de la compañía se habrá encontrado con un muro: el departamento de IT que le dice que eso no es posible por motivos de seguridad.

La realidad es distinta… de hecho el programa ha “evolucionado” al BYOD (Bring your own device): Trae tu propio dispositivo. De esta manera, los empleados pueden decidir lo que van a necesitar para hacer mejor su trabajo… desde el tipo de smartphone hasta la tablet o la computadora. En teoría, de esta manera la persona tiene la capacidad de decidir, además de disfrutar del uso del dispositivo, tanto para su trabajo como para su vida privada. El “cloud computing” es de gran ayuda cuando hablamos de aplicaciones corporativas, ya que no se necesitan enromes cantidades de memoria en los dispositivos.

Según un estudio de Juniper, para el año 2014 se habrá duplicado (en el mundo) hasta alcanzar alrededor de 350 millones de empleados de diferentes empresas.

¿Suena bien?… bueno, no para todos. Para los amigos informáticos es una especie de pesadilla – algo así como la pesadilla recurrente que yo tengo: me obligan a ir una oficina de lunes a viernes a las 8:00 todos los días y me tengo que sentar a trabajar en un cubículo – por los retos que plantea el tener tan poco control sobre el hardware que utilizan los empleados. La seguridad puede ser el principal obstáculo para esta nueva tendencia – aunque no hay que subestimar el potencial problema de que las aplicaciones corporativas no necesariamente están diseñadas para funcionar en múltiples plataformas y en múltiples dispositivos.

Entre otros “peligros” a tener en cuenta está el robo o la pérdida del dispositivo, la fuga de datos, el acceso no autorizado, la propagación de virus o similares… está claro que los amigos del departamento de IT tienen un reto importante por delante, ya que todo indica que el BYOD no es una tendencia pasajera… ha llegado para quedarse!!!!

En un próximo post comentaré sobre los “mitos” acerca de este programa.

A veces no valoramos lo suficiente – en el espacio de trabajo – la importancia de contar con un buen café. Si analizamos la dinámica del día a día de una oficina, lo que seguramente vamos a encontrar es que alrededor de las máquinas de café se producen muchas conversaciones informales de temas variados, y por supuesto cambien conversaciones de negocios, ideas, toma de decisiones…

¿No tiene sentido entonces “potenciar” la importancia del café?… Yo creo que es un elemento clave de las oficinas, al punto de que en muchas (casi todas) las encuestas de satisfacción que me ha tocado analizar (antes y después de los proyectos) tienen un gran protagonista en común: el café. Si es malo, si ha mejorado, si el área de café es agradable, etc.

Ya hemos hablado en otro post sobre el trabajo en cafeterías, pero no debemos de ninguna manera menospreciar la importancia del café en la oficina. Más aún, de la zona de café como punto de reunión, de generación de ideas, de colaboración y de toma de decisiones. Entonces, creo que tenemos que considerar dos aspectos fundamentales relacionados al café:

1. El propio café – Tómese la molestia de invertir en un buen café. Tenga buenas máquinas de café alrededor de la oficina. Si es expresso, mejor… y si tiene diferentes opciones de sabor e intensidad, mucho mejor. Que no le sorprenda recibir comentarios positivos de los empleados con respecto a la mejora del café. Si el café no es bueno, se irán a tomarlo a otro lado.
2. La zona de café – No confundir con la cafetería. Es posible que si el espacio de trabajo no es muy extenso exista una única tipología de espacio, pero en oficinas más grandes la cafetería es un espacio más amplio que sirve (también) para comer.  Pero debemos dotar a nuestro espacio de trabajo con otras zonas o coffee points... hágalos agradables, informales, divertidos. Pero siempre con elementos que nos permitan trabajar en ellos: un muro en el podemos escribir algo, una pizarra, una pantalla de proyección o un LCD.

La ubicación de la zona de café suele ser un punto de discusión, ya que se recomienda que se encuentren “cerca” de las zonas de trabajo para maximizar su uso… pero no lo suficiente como para molestar a los demás con el ruido que se podría generar. No perdamos de vista que en una zona “informal” las personas, posiblemente, hablarán más abiertamente y harán algo más de ruido. Si tiene un área de salas de reunión u otros elementos cerrados que puedan servir como buffer, intente ubicar la zona informal/café junto a ellas para minimizar la emisión de ruidos molestos.

La zona del café es potencialmente un área de alta productividad… ¿cuántas veces hemos perdido la oportunidad de tener una breve discusión “de pasillo” con un colega de trabajo por no encontrar el lugar adecuado? Al final, una discusión con un buen café puede terminar siendo el próximo gran lanzamiento de su empresa, o el nuevo servicio, o la próxima innovación que cambiará el mundo… Posiblemente el teléfono móvil, las redes sociales, el ipod o algún otro gran invento se generó con el aroma intenso de un ristretto.

Gracias a mi amiga Maria Rosa por la idea para el título de este post!

Hablar de espacios de trabajo es hablar necesariamente de objetivos de negocio, productividad, colaboración, flexibilidad… es hablar de cómo podemos conseguir que el espacio – el 2do gasto más importante de las empresas, normalmente – pase de ser simplemente un gasto necesario a convertirse en una herramienta para mejorar la productividad de las personas, su satisfacción general , su balance de vida personal y laboral, etc. Para conseguir eso tenemos que tener en cuenta varias cosas. Lo primero y más importante para mí es la EXPERIENCIA del empleado… algo que el mundo anglo-parlante se ha venido a llamar Workplace Experience.

Hoy en día vemos como la mayoría de productos y servicios se centran mucho en la experiencia del usuario… ya no se trata de lo bueno del producto o servicio, se trata de brindar la mejor experiencia posible a quien lo usa. Esto último es particularmente evidente en productos y servicios relacionados a la tecnología, como teléfonos celulares, tabletas, PC’s, consolas de video juegos, etc.

¿Por qué no hablar de lo mismo en el espacio de trabajo?

Fuente: http://carrotheadandapplemint.blogspot.com

Para mejorar la experiencia del empleado, creo yo, existen 3 elementos fundamentales:

La tecnología. No podemos negar que el avance de la tecnología ha cambiado dramáticamente el panorama de las oficinas… cables, teléfonos fijos, impresoras individuales, monitores enormes, PC’s de sobremesa, etc., son elementos del pasado. Si tu oficina todavía tiene alguno de los anteriores… enfrenta la realidad: ir a tu oficina debe ser como retroceder en el tiempo. No solamente se trata de tener Wi-Fi en todos los ambientes de la oficina (imprescindible) sino también asegurar una excelente conectividad. Numerosos estudios sobre el comportamiento de las nuevas generaciones (los “nativos digitales”) coinciden en señalar que para muchos de ellos el tener una excelente conectividad y acceso sin limitaciones es considerado clave para el espacio de trabajo. Así mismo, la tecnología de tele-presencia o los muros-video (video wall) nos permiten estar conectados remotamente, lo que reduce considerablemente los desplazamientos y viajes.

Tecnología excelente, acceso sin restricciones (limitar el acceso a internet es medieval) fiabilidad de la conexión, altísima velocidad y capacidad es lo que debemos procurar.

Los servicios. Doy por descontado que vamos a contar con un buen servicio de limpieza, seguridad, mensajería, mantenimiento… pero cada vez más nos encontramos con empresas que ofrecen “algo más”… comida gratis, subvenciones para gimnasios y guarderías (cuando no están dentro de la misma oficina) zonas de juegos y descanso, servicios de conserjería… en fin, toda una serie de servicios de “cuello blanco” y contacto directo con el usuario – un usuario que cada vez es más exigente – con el objetivo de mejorar la satisfacción del usuario. Ya quedó atrás el concepto de darle al empleado “de todo” (tintorería, tienda de alimentos, etc.) con el objetivo de “retenerlo” en la oficina o el campus… hoy en día la motivación va por el lado de mejorar su experiencia y hacerla más agradable.

El mejor servicio posible tiene por objetivo convertirse en la “primera opción” o first choice para el empleado… es decir: me quedo en la cafetería de la oficina porque es mejor que la que está cruzando la calle. Me ha pasado en alguna oportunidad, hablando con usuarios, que se quejaban de tener un gimnasio que no era lo suficientemente bueno. El argumento tiene una lógica aplastante: “si vamos a tener un mini-espacio con 2 o 3 apartado a los que nadie va a mantener, mejor que firmen un convenio con el gimnasio más cercano” es decir, si el servicio o amenity no es excelente, lo mejor es no tenerlo.

El diseño. Ya no quiero hablar únicamente del menú de espacios o del diseño de la oficina flexible – que, estoy convencido, es sin duda la mejor respuesta a la realidad del trabajo hoy en día – sino en la importancia de que el diseño de un espacio hable de la organización. Muchas veces confundimos la idea de “expresión de marca” con el uso indiscriminado del logotipo y los colores corporativos de la empresa. Es muy importante, pero lo realmente importante es reflejar los valores de una compañía, no reproducir su brand-book en todas las esquinas.

Por otro lado, la oficina actual es un lugar de encuentro, de colaboración, de estudio y de aprendizaje… el trabajador del siglo XXI va a venir a la oficina para ser parte de algo más grande, y para trabajar en equipo y aprender de sus compañeros. Esto significa que la importancia de los espacios de colaboración y de trabajo en equipo (teaming) van a cobrar cada vez más relevancia en detrimento de los espacios individuales y los anacrónicos despachos asignados a personas por su posición y no por necesidad. El diseño del espacio analiza la actividad del negocio para responder con una solución que permita mejorar la productividad en lugar de servir como reflejo del organigrama.

En fin, la oficina perfecta es aquella a la que uno se dirige ya no por obligación – ya que puede trabajar desde cualquier lugar – sino porque encontramos que es el mejor lugar para hacer nuestras actividades. Así “escogemos” que sea el lugar perfecto para trabajar.

Las reacciones son variadas, en muchos casos la reacción es de sorpresa, algo así como: “qué pedazo de vago debes ser para no tener un horario”… bueno, entiendo que es una reacción que normalmente viene de gente que piensa que uno debe pasarse una media de 10-12 horas al día para ser responsable, o para considerarse un profesional serio… de esos que no tienen vida personal y ven a sus hijos un rato el fin de semana. Pero otras veces – cada vez más, gracias a dios – la reacción es de mucha curiosidad… incluso de: ”pero que suerte tienes, yo quisiera tener algo parecido, pero en mi empresa es imposible…”

- no es imposible, cualquier empresa puede adoptar un modelo de trabajo flexible – replico, y siempre, inevitablemente, me preguntan:

“¿Y cómo puedo hacer para que mi empresa decida hacerlo?”

Bueno… fácil no es, principalmente porque la adopción de modelos flexibles es una decisión de compañía que implica el compromiso de muchas áreas de la empresa, comenzando por la dirección general, pasando por RRHH, seguridad, Tecnología (IT),etc. Pero es posible “sembrar” algunas ideas si lo que queremos es convertirnos en trabajadores flexibles.

En primer lugar hay una serie de preguntas que debes hacer a tu jefe – mucho mejor si puedes llegar directamente al director de RRHH – y su respuesta seguramente ta va a terminar dando la razón con respecto al trabajo flexible:

¿Cuándo es que realmente necesitas a tu equipo en la oficina? – Seguramente la primera respuesta será: “todo el tiempo”… no te desanimes, insiste, y seguramente se dará cuenta que hay muy pocos momentos en que todos tienen que estar juntos.

¿Serían las personas más productivas trabajando si tuvieran mayor control de su tiempo?… bueno, reconozco que esta pregunta tiene “truco”… para muchas personas existen ciertas “obligaciones” personales (llevar a los niños al colegio, ir al médico, recoger al abuelo, pasar por el banco a hacer un pago…) que no pueden compatibilizar con su trabajo… en los casos que conozco porque “no me dan permiso”. Me resulta absolutamente increíble que un adulto diga semejante cosa.

Vamos a ser realistas: Las personas que cumplen un horario no están “trabajando” todo el tiempo. La realidad es muy diferente, a veces tenemos días de mucha actividad, en que quisiéramos tener más horas disponibles… y otros… pues no tanto. Ayer una persona me comentaba que se había pasado casi 3 horas de la mañana mirando las caras de sus compañeras de trabajo porque no tenían nada que hacer. Absurdo, ¿verdad?

Quiero ser un trabajador flexible

fuente: http://www.recruitment-views.com

En fin, ya hemos “sembrado la semilla” de la idea en nuestra organización… ahora viene la otra parte, que es prepararnos para convertirnos en verdaderos trabajadores flexibles!… aquí tienes algunas recomendaciones que pueden funcionar:

• Aprende a decir que no a tu jefe – cuando te encuentres en una situación de: “hay que venir el fin de semana” o “hay que quedarse trabajando por la noche”… pues aprende a decir que no. No va a pasar nada, nadie pierde su trabajo por algo así. Al contrario, yo estoy convencido que a uno lo respetan más cuando dice: “disculpa, pero mi tiempo con mi familia no está disponible para la empresa”… ahora, a partir de este momento, puedes hablarle a tu jefe del trabajo flexible como herramienta para incrementar la productividad y evitar la acumulación de trabajo.
• Lugar de trabajo adecuado en casa - Vamos a ver, aquellas imágenes de personas trabajando con una lap-top desparramados en el sofá de su casa… pues no funciona así. Para trabajar hay que tener un espacio adecuado, una buena silla y un mínimo equipo informático (monitor, teclado). Trabajar en la mesa del comedor, en la cama o en el sofá se puede hacer por momentos, pero a la larga nuestra espalda sufrirá las consecuencias. Si no contamos con estos requerimientos mínimos en casa… pues lamento decirte que tendrás que buscar otras opciones.
• Cierra la puerta – Si cumples con los requisitos anteriores, hay que añadir uno más… uno muy importante: que el espacio donde trabajes tenga una puerta o al menos alguna forma de aislarse del resto de la casa… aunque depende de cada persona, los gritos de los niños, el timbre del teléfono o los ladridos del perro no siempre son buenos compañeros. La música ayuda.
• Trabajar es trabajar - Es decir, olvídate de hacer otra cosa. Si crees que es posible trabajar y cuidar al niño que se ha quedado porque estaba enfermo… lamento decirte que no se puede. Tampoco se puede trabajar cocinando, planchando la ropa o conversando con los vecinos… si vamos a trabajar las otras actividades están descartadas. Cuando me ha tocado quedarme en casa cuidando a mis hijos, he dejado de trabajar, me quedo con los niños, y luego, en otro momento, regreso a trabajar y recuperar el tiempo.
• Identifica la cafetería, business centre, biblioteca, centro cultural, etc., que cuente con conexión inalámbrica y quede cerca de tu casa – Esto es, en caso que no tengas el lugar adecuado en casa. No seas tímido, sal a la calle y busca un lugar apropiado… seguramente te vas a sorprender y vas a encontrar una buena alternativa que te permita no hacer el viaje hasta la oficina todos los días y no destruir tu zona lumbar en el comedor de tu casa.
• Organízate – Al principio puede parecer muy fácil… pero trabajar remotamente requiere tener mucha disciplina. Hay que saber organizar el tiempo y tener muy claro que uno está trabajando. No tiene nada de malo tomarse un rato, unas horas o incluso una mañana para hacer otras cosas, siempre que tengamos nuestros objetivos claros y seamos conscientes que seremos capaces de cumplir con ellos.
• Aprende a desconectar – Tener el trabajo en casa – especialmente para los que trabajamos con personas en diferentes zonas horarias – es una tentación constante… muchos ya sufren las consecuencias del smartphone, pero hay que aprender a dejar de lado el trabajo… ya que de lo contrario no disfrutarás de las ventajas del trabajo flexible.
• No dejes de ir a la oficina – Incluso si descubres que puedes trabajar mucho mejor, que eres más productivo y crees que el contacto humano es algo secundario en tu vida… no dejes de venir a la oficina. De hecho si eres parte de una organización, es importante “estar” presente y ser parte de la misma. Yo recomiendo, incluso si tu nivel de movilidad es muy alto, que trates de estar en la oficina al menos una vez a la semana. Para que los demás no se olviden de cómo eras…