Nos vamos a encontrar en situaciones en las que nuestro “discurso” en relación a la implementación de una oficina flexible o un modelo nuevo de espacio de trabajo va a cambiar dependiendo de nuestro interlocutor. Cuando hablamos con alguien relacionado a RR.HH. seguramente podremos hablar de la satisfacción de los empleados, de la atracción y retención del talento; Si es alguien relacionado con el mundo del Marketing podríamos mencionar la imagen de la marca, la expresión de los valores, etc. Pero posiblemente el caso más complicado es enfrentarse al Director Financiero, básicamente porque tenemos un problema: Los proyectos no son gratis. Además, muchas veces no sabemos cómo “vender” un proyecto desde la perspectiva Financiera.

¿Se puede demostrar que un proyecto de remodelación de una oficina (o una oficina nueva) es rentable en términos financieros? Por supuesto… además es sumamente importante que seamos capaces de hacerlo en un lenguaje financiero. Le adelanto al lector que si no sabe elaborar un business case y sustentarlo en términos de Valor Actual Neto o Retorno de la inversión (NPV y ROI por sus siglas en inglés, respectivamente) lo más seguro es que su proyecto se estrelle contra un muro. Ese muro es el Director Financiero o CFO (Chief Financial Officer)

Para comenzar, debemos ser capaces de cuantificar todos los gastos relacionados a la implementación del espacio de trabajo. Además debemos ser capaces de cuantificar los potenciales beneficios que podemos conseguir, ya sea como ahorros directos por reducción del espacio como potenciales ahorros futuros, por ejemplo: permitir una mayor flexibilidad al momento de realizar cambios necesarios en el espacio de trabajo para adaptarse a las nuevas necesidades de los negocios: desde nuevas contrataciones hasta modificaciones propias del desempeño de sus actividades.

Hablando con el CFO

En el libro “How to talk to a CFO” , Thomas McCune hace un análisis acerca de los puntos importantes a tratar con los directores financieros de las organizaciones. Existen 10 conceptos relacionados a la forma de pensar de los directores financieros (CFO) que debemos conocer para ser capaces de conseguir el financiamiento necesario para nuestro proyecto:

1. Para el director financiero, TODO es FINANCIERO.
2. Hay que aprender a hablar el lenguaje financiero.
3. Hay que entender en DÓNDE estamos en la estructura del CFO – casi siempre como un gasto, lo que no es muy bueno.
4. Hay que entender el valor del dinero en el tiempo.
5. Si es un gasto, elimínelo. Si no puede eliminarlo, redúzcalo.
6. Si es una inversión, maximice el retorno.
7. El flujo de caja LO ES TODO.
8. Cubra todos los riesgos.
9. No ignore la política.
10. Piense en el bienestar de la organización, no solamente en el de su departamento.

Thomas McCune, “How to talk to a CFO”

Tengamos algo muy claro: Para el Director financiero el Facility Manager es un gasto más que afecta a su cuenta de resultados. De hecho el área de actividad del Facility Manager significa para el CFO una parte nefasta de su balance y su cuenta de resultados: Los pasivos y los gastos (incluyendo los indirectos, es decir, aún peor)

¿Queremos cambiar esa percepción?… pues entonces el momento de realizar un proyecto es nuestra oportunidad de oro para demostrar que no somos “el de mantenimiento” sino que de hecho entendemos a la organización y las finanzas de la misma, y que somos capaces de expresar la rentabilidad de un proyecto en el lenguaje que nuestro CFO puede entender.

¿y cuales son estos elementos financieros tan importantes?

Diríamos que básicamente son tres:

1. El cash-flow del proyecto, nada más ni nada menos que nuestro presupuesto de proyecto, pero expresado en el tiempo. El período de tiempo debería coincidir con el período de evaluación de inversiones de la compañía, aunque en el caso de alquiler debería ser igual a la duración del mismo.
2. El período de retorno de la inversión. Si somos capaces de generar ahorros por los conceptos antes mencionados, estos se van a traducir en una cantidad de ahorro anual. A partir de ahí debería ser muy sencillo calcular el período de retorno. Si ahorramos 100 al año y la inversión en el proyecto es de 150, entonces el ROI es de 1,5 años.
3. El Valor actual neto de la inversión (NPV por sus siglas en inglés), no es más que el cálculo del valor del dinero a tiempo presente, utilizando una tasa de descuento. No se preocupe, las hojas de cálculo lo calcularán por usted, pero le recomiendo que antes le pregunte a su CFO: “¿Cuál es la tasa de descuento que utilizamos en la compañía para calcular el VAN de una operación?”