En alguno de los proyectos en los que he podido participar (en realidad en la mayoría de ellos) he estado en la situación de discutir sobre el tema de los despachos privados y la utilización de los mismos. Si alguna vez se encuentra el lector en aquella situación, le recomiendo – por su salud mental e incluso su seguridad física –  no preguntar sobre la necesidad del mismo, ya que la respuesta será siempre algo así como: “tengo necesidad de privacidad todo el tiempo” y “es crítico para el funcionamiento del negocio que yo tenga MI despacho”…

No voy a entrar a juzgar otro tipo de prácticas medievales como el ascensor o el baño privado o la zona exclusiva para ejecutivos con lounge, bar, gimnasio y demás amenities a las que el resto de personas – la plebe – no tiene acceso… en fin, ya antes he dejado más o menos clara mi posición acerca de los despachos privados o de “propiedad” privada. Por más que lo he intentado, no encuentro una razón de negocio para su existencia. Casi nunca la he encontrado.

Esto, por supuesto, me ha valido apelativos del tipo “open space freak” y cuestionamientos sobre la importancia de espacios que permitan obtener privacidad, a veces tan necesaria para poder trabajar. Yo no estoy en desacuerdo con este concepto, de hecho considero que el acceso a la privacidad es crítico en muchos casos. Lo que no me gusta es la introducción del concepto de “propiedad privada” en el espacio… es excluyente y asegura privacidad para un grupo reducido de personas – que normalmente no pasan mucho tiempo en la oficina.

Pero esta es la clave… no tenemos por qué hablar de forma excluyente de espacios abiertos y espacios cerrados… no es una cosa “O” la otra, es más bien la integración de ambas… espacios abiertos “Y” espacios cerrados. Una oficina que no tiene equilibrio entre espacios abiertos y cerrados simplemente es una oficina que no va a funcionar correctamente.

Dilbert, by Scott Adams

Está claro que un open space tiene muchas ventajas, el mismo “murmullo” de la oficina a veces es muy útil para enterarse de lo que está pasando en nuestra organización, y puede incluso ser una buena herramienta para mejorar en neutro trabajo. Pero a veces este “murmullo” puede distraernos cuando lo que queremos es estar en silencio para ser más productivos… y “escondernos” un poco de nuestros compañeros para evitar las distracciones propias del día a día.

En una oficina altamente eficiente, debemos asegurar a las personas que podrán encontrar el espacio adecuado para la realización de las diferentes actividades – o lo que se conoce como activity based design – esto es, que en el momento que la persona necesite privacidad, un buen diseño de la oficina debería proveer de espacios privados o que garanticen la privacidad de una persona o de un grupo de personas. Por ensayar una lista corta de dichos espacios yo consideraría:

• La “cabina telefónica” o “phone box”, que es una sala pequeña para la realización de llamadas de trabajo (teleconferencias) o llamadas personales. En cualquier caso, realizar o recibir estas llamadas en una zona abierta muy probablemente va a causar molestias a nuestros compañeros y/o va a ser probablemente muy difícil para nosotros mismos si el tema a tratar es de carácter confidencial. Típicamente estos espacios se han diseñado como pequeñas salas muy pequeñas como para acomodar a una persona. Personalmente creo que debería tener la posibilidad de acomodar como mínimo a dos personas cómodamente.
• El despacho compartido. En algunos casos se puede tratar de un espacio semi-asignado, es decir que hay una persona que tiene derecho a su uso exclusivo mientras se encuentra en la oficina, aunque queda libre para el uso de otras personas si está libre. En otros casos simplemente es un despacho con características similares a las de uno tradicional, pero que no tiene un “dueño” en “exclusividad” sino que cualquier lo puede utilizar según sus necesidades. Cuidado! estos espacios suelen ser objeto de “apropiamiento ilícito” por parte de algunos ejecutivos de la organización.
• El “silent-room” o sala silenciosa, también se puede llamar sala de estudio, biblioteca, etc. y se trata de un espacio en el que está “prohibido” hablar en voz alta y en el que debería ser obligatorio apagar o silenciar el teléfono móvil. Siempre es útil un espacio de este tipo en que las personas pueden utilizarlo cuando necesitan silencio y no ser interrumpidos para la realización de trabajos de concentración.
• Las salas de proyectos. Aunque muchas veces es recomendable tener áreas de trabajo en equipo de carácter informal e incluso semi-abiertas, a veces la naturaleza de un determinado trabajo en equipo requerirá de un espacio que se pueda cerrar y mantener privado por un período de tiempo (el tiempo que dure el proyecto) para luego ser “liberada” para la utilización del siguiente equipo de proyecto.
• La sala de entrevistas, que puede ser para entrevistar a invitados – o candidatos a un puesto de trabajo, por ejemplo – o para tener una conversación privada con nuestro jefe o algún subordinado. Es recomendable que una sala para “conversación” como esta no cuente con elementos ajenos a la misma, como pantallas, proyectores, teléfonos, pizarras, etc. y que cuente con un mobiliario más “amable” para que las personas se sientan más cómodas – y en el caso de los candidatos cobra relevancia porque dará una excelente impresión de la organización.

Está demás mencionar las salas de reuniones, que generalmente son salas cerradas (aunque yo soy partidario de que exista un “mix” de salas de reuniones abiertas y cerradas. En algunos (muchos) casos se producen reuniones casuales y espontáneas que no necesariamente se deben realizar a puertas cerradas, por lo que contar con salas cerradas, abiertas y semi-cerradas puede suponer un importante incremento en el espacio colaborativo y de esta manera incentivar la comunicación y el trabajo de equipo.

Tampoco quiero dejar de mencionar los espacios de trabajo privados de “grupo” como por ejemplo una zona para el equipo legal o de RR.HH. de la organización… estas funciones posiblemente manejan información confidencial para el resto de empleados y tocan temas muy sensibles. Aunque si puedo mencionar que existen muchos casos en que estas funciones, que típicamente requieren mayor privacidad, se encuentran trabajando en espacios abiertos, con un buen acceso a zonas cerradas… y funcionan perfectamente.

También me gustaría que las “salas” y despachos no necesariamente tengan el típico mobiliario de sala de reuniones o de despacho… mesas y sillas aburridas – aunque también es necesario tenerlas – sino que en algunos casos podríamos tener mobiliario diferente, colorido y divertido. Una sala pequeña para llamadas puede funcionar muy bien con un pequeño sofá y una mesilla para el teléfono. Una sala de proyectos podría tener mobiliario más informal tipo “pufs” o “bean-bags”, un despacho podría ser algo más parecido al salón de una casa… en fin, las opciones de mobiliario son muchísimas y esto lo que hace es dar riqueza y variedad al espacio.

Por último, todos los espacios antes mencionados son susceptibles de modificación y combinación!… una cabina de llamadas puede convertirse en un despacho “informal” o en una sala para reuniones de dos personas (face to face)… una sala de proyectos puede hacer las veces de sala de reuniones, una biblioteca puede ser el cuarto de estudio o “silent-room”… o ser simplemente utilizada para la realización de trabajos rutinarios o del día a día, en un momento que simplemente no queremos escuchar demasiado ruido y concentrarnos en una tarea determinada.

Entonces, aseguremos una buena combinación, que incluye la provisión de suficientes espacios cerrados… simplemente intentaremos eliminar el concepto de “propiedad” para centrarnos más en el concepto de la “necesidad” real de los espacios. No se deje engañar… el éxito en resultados de una organización difícilmente estará ligado a la privacidad de determinadas personas. Exija razones de negocio y muy probablemente se encontrará con razones más relacionadas al “ego” del ocupante que un genuino interés por la mejora de la organización.

En un futuro post intentaré tocar el tema de las “reglas” o “protocolos” necesarios para el funcionamiento de las oficinas flexibles.